Elektronische Rechnungen werden verpflichtend

Die Ausstellung einer Rechnung durch einen Unternehmer für eine erbrachte Leistung ist aus steuerlichen Gründen u. a. dann vorgeschrieben, wenn die Leistung für einen Unternehmer erbracht wird und nicht nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG steuerfrei ist (vgl. § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).

Für den Leistungsempfänger ist der Erhalt der Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Bisher muss die Rechnung regelmäßig in Papierform ausgestellt werden oder kann – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – elektronisch übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).

Ab 2025 wird jedoch die Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen zwei inlän­dischen Unternehmern (sog. B2B-Umsätze) verpflichtend (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG6). Da eine elektro­nische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen und eine Extraktion der erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen muss, reicht eine als PDF gescannte Papierrechnung dafür nicht aus.

Es sind allerdings Übergangsregelungen vorgesehen:

• Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze können noch Rechnungen weiter auf Papier oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – in einem elektronischen Format übermittelt werden, das den neuen gesetzlichen Ansprüchen nicht entspricht (also z. B. einfaches PDF-Format, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG⁶).
• Die Übergangsregelung gilt für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze weiter, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr 800.000 Euro nicht übersteigt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG6).
• Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers sind Rechnungen in einem bisher zulässigen Datenaus-tauschverfahren (EDI) für Umsätze bis zum 31.12.2027 weiter zulässig (vgl. § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG⁶).

Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für das Ausstellen von Rechnungen. Unternehmer müssen dagegen den Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab dem 01.01.2025 akzeptieren; die Ausstel­lung einer Papierrechnung kann dann nicht mehr verlangt werden.

1_{Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen bis zum Fälligkeitstag abgegeben werden, da sonst Verspätungs-zuschläge entstehen können.}
2_{Bei Antragstellung bis zum 30.09.2023 (siehe § 28 Abs. 3 GrStG).}
3_{Für den abgelaufenen Monat. Falls vierteljährlich gezahlt wird, für das abgelaufene Kalendervierteljahr.}
4_{Die Schonfrist endet am 15.07., weil der 13.07. ein Samstag ist.}
5_{Für den abgelaufenen Monat; bei Dauerfristverlängerung für den vorletzten Monat. Falls vierteljährlich ohne Dauerfristverlängerung gezahlt wird, für das abgelaufene Kalendervierteljahr.}
6_{In der Fassung von Art. 23 Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108).}
7_{§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG sowie zum Teilnehmerkreis BMF-Schreiben vom 14.10.2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001 (BStBl 2015 I S. 832), Tz. 4 Buchst. b.}
8_{Siehe § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG: Pauschalversteuerung von „Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen“.}
9_{Verneinend hierzu FG Köln vom 27.01.2022 6 K 2175/20 (EFG 2022 S. 874).}
10_{BFH-Urteil vom 27.03.2024 VI R 5/22.}
11_{Siehe § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG.}
12_{§ 1 Abs. 1 Nr. 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung.}
13_{Bundessozialgericht vom 23.04.2024 B 12 BA 3/22 R.}
14_{Vgl. dazu auch die Besprechung der Sozialversicherungs-Spitzenorganisationen vom 20.04.2016.}
15_{BFH-Urteil vom 27.02.2024 II R 34/20 (BStBl 2024 II S. 375).}
16_{Siehe die Gesetzesbegründung zum Jahressteuergesetz 2020 (Bundestags-Drucksache 19/22850). Zur Anwendung der Totalüberschuss-prognose siehe BMF-Schreiben vom 08.10.2004 – IV C 3 – S 2253 – 91/04 (BStBl 2004 I S. 933), Rz. 33 ff.}
17_{Siehe R 21.3 EStR und H 21.3 „Ortsübliche Marktmiete“ EStH.}
18_{Vgl. OFD Frankfurt vom 07.12.2023 – S 2253 A – 00115 – 0357 – St 214.}
19_{Vgl. BFH-Urteil vom 17.08.2005 IX R 10/05 (BStBl 2006 II S. 71).}
20_{Siehe dazu § 2 und § 1 Betriebskostenverordnung.}
21_{Siehe dazu § 2 und § 1 Betriebskostenverordnung.}
22_{Vgl. dazu BFH-Urteil vom 22.02.2021 IX R 7/20 (BStBl 2021 II S. 479), Rz. 21.}
23_{Vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG.}
24_{BFH-Urteil vom 05.03.2009 VI R 58/06 (BStBl 2009 II S. 1012); BMF-Schreiben vom 10.12.2009 – IV C 5 – S 2352/0 (BStBl 2009 I S. 1599).}
25_{FG Köln vom 22.06.2023 11 K 3123/18 (EFG 2023 S. 1753).}
26_{BFH-Urteil vom 12.01.2023 VI R 39/19 (BStBl 2023 II S. 747); vgl. Informationsbrief Juli 2023 Nr. 5.}
27_{BFH-Urteil vom 05.10.2017 VI R 47/15 (BStBl 2018 II S. 350).}
28_{BFH-Urteil vom 17.05.2017 VI R 34/15 (BStBl 2018 II S. 344).}