Erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber Sachbezüge (z. B. freie Unterkunft oder Kantinenmahlzeiten), sind diese als geldwerte Vorteile lohnsteuerpflichtig und regelmäßig auch der Sozialversicherung zu unterwerfen.4 Die Höhe der Sachbezüge wird in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt.
Freie Verpflegung/Mahlzeiten
Der Wert für die freie Verpflegung setzt sich zusammen aus den Mahlzeiten Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Die Monats- und Tagesbeträge für 2025 können der folgenden Tabelle entnommen werden:
Frühstück Mittagessen Abendessen Vollverpflegung
Monat 69 € 132 € 132 € 333 €
Tag 2,30 € 4,40 € 4,40 € 11,10 €
Eventuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert; bei Zahlungen in Höhe des vollen Sachbezugswerts durch den Arbeitnehmer verbleibt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Betrag.
Der Ansatz des (günstigen) Sachbezugswerts kommt regelmäßig in Betracht für5
- a) Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich in einer selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung an Arbeitnehmer abgibt;
- b) Leistungen des Arbeitgebers an Mahlzeiten vertreibende Einrichtungen (z. B. Gaststätten), die zur Verbilligung von arbeitstäglichen Mahlzeiten beitragen, wenn der Zuschuss des Arbeitgebers den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt;
- c) die Abgabe von Essenmarken oder Restaurantschecks/-gutscheinen an Arbeitnehmer zur Einlösung in Gaststätten usw. Voraussetzung für den Ansatz mit dem Sachbezugswert ist, dass der Restaurantscheck einen Wert von 7,50 Euro pro Mahlzeit nicht übersteigt.
- d) Barzuschüsse, die der Arbeitgeber – z. B. statt Essenmarken oder Gutscheinen – ohne vertragliche Beziehung zu einer Annahmestelle an seine Arbeitnehmer für den Erwerb einer arbeitstäglichen Mahlzeit leistet; auch hier darf der Zuschuss 7,50 Euro pro Mahlzeit nicht überschreiten.
Für die Inanspruchnahme der Sachbezugswerte muss (vom Arbeitgeber) sichergestellt werden, dass nur eine Mahlzeit je Arbeitstag erworben und bezuschusst wird; dies gilt auch für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten für Homeoffice-Mitarbeiter. Der Erwerb von Mahlzeiten für andere Tage „auf Vorrat“ ist schädlich und führt zum Ansatz entsprechender Zuschüsse als Barlohn mit dem nominalen Wert.
Ergibt sich durch die unentgeltliche oder verbilligte Verschaffung von Mahlzeiten ein lohnsteuerpflichtiger Betrag, kann der Arbeitgeber diesen gem. § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuern; in diesem Fall liegt in der Sozialversicherung Beitragsfreiheit vor.6
Freie Unterkunft
Hinsichtlich der Gewährung einer freien Unterkunft durch den Arbeitgeber ist zu unterscheiden:
- Handelt es sich um eine in sich abgeschlossene Wohnung (bzw. ein Einfamilienhaus), in der ein selbständiger Haushalt geführt werden kann, ist regelmäßig der ortsübliche Mietpreis zugrunde zu legen. Nebenkosten, wie z. B. Strom und Wasser, sind dabei mit dem tatsächlichen Preis zu berücksichtigen.
- Dagegen ist für die Überlassung einer sonstigen Unterkunft (einzelne Räume) regelmäßig ein pauschaler Sachbezugswert anzusetzen; für 2025 beträgt dieser 282 Euro monatlich. Die Unterkunft kann mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, wenn dieser unter dem pauschalen Sachbezugswert liegt.7
Bei verbilligter Überlassung einer Wohnung bzw. einer Unterkunft vermindern sich die o. a. Werte um das vom Arbeitnehmer gezahlte Nutzungsentgelt; der verbleibende Betrag ist dann der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zu unterwerfen.
Beträgt das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt für die Überlassung einer Wohnung jedoch mindestens 2/3 der ortsüblichen Miete (und diese nicht mehr als 25 Euro/m2), ist kein steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen.8
1Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen bis zum Fälligkeitstag abgegeben werden, da sonst Verspätungs-zuschläge entstehen können.
2Für den abgelaufenen Monat. Falls vierteljährlich gezahlt wird, für das abgelaufene Kalendervierteljahr bzw. bei jährlicher Zahlung für das vergangene Kalenderjahr.
3Für den abgelaufenen Monat; bei Dauerfristverlängerung für den vorletzten Monat. Falls vierteljährlich ohne Dauerfristverlängerung gezahlt wird, für das 4. Kalendervierteljahr 2024.
4Siehe § 8 Abs. 2 Satz 6 ff. EStG.
5Vgl. R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR sowie im Einzelnen BMF-Schreiben vom 18.01.2019 – IV C 5 – S 2334/08/10006-01 (BStBl 2019 I S. 66).
6Vgl. § 1 Abs. 1 Nr. 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung.
7Zur Minderung bei Überlassung einer sonstigen Unterkunft in bestimmten Fällen siehe § 2 Abs. 3 Satz 2 Sozialversicherungsentgelt-verordnung.
8Siehe § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG.
9BFH-Urteil vom 12.12.2023 VIII R 2/21 (BStBl 2024 II S. 350).
10BFH-Urteil vom 17.07.2024 VIII R 37/23 (BStBl 2024 II S. 745).
11Vgl. dazu das 4. Bürokratieentlastungsgesetz und das Jahressteuergesetz 2024.
12Für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer gilt abweichend eine Grenze für den Jahresumsatz im gesamten Gemein-schaftsgebiet im vorangegangenen Kalenderjahr von 100.000 € (§ 19 Abs. 4 UStG). Wird die Grenze von 100.000 € überschritten, entfällt ab diesem Zeitpunkt die Kleinunternehmenregelung.
13Ab 01.01.2025 sind die Registrierung und eine Teilnahme an der EU-Kleinunternehmer-Regelung möglich. Die für die Teilnahme an der EU-KU-Regelung grundsätzlich erforderliche Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) wird vom BZSt erteilt.
14Siehe die Verordnung über maßgebende Rechengrößen der Sozialversicherung für 2025 (BGBl 2024 I Nr. 365).
15Siehe BGBl 2024 I Nr. 368.
16Vgl. § 341 Abs. 2 SGB III.
17Zuzüglich des kassenindividuellen Zusatzbeitrags; siehe § 241, § 242 und § 242a SGB V.
18Für kinderlose Versicherungspflichtige in der Pflegeversicherung gilt regelmäßig ein Beitragszuschlag in Höhe von 0,6 %, wenn diese mindestens 23 Jahre alt sind. Ab dem zweiten Kind erfolgt eine Beitragsreduzierung um 0,25 % pro Kind, begrenzt auf max. 1 %, die bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres des Kindes gewährt wird. Der Arbeitgeberanteil bleibt stets unverändert (siehe § 55 Abs. 3 SGB XI). Hinweis: In Sachsen tragen die Beschäftigten vom Grundbeitrag (statt 1,8 %) einen Anteil von 2,3 % (§ 58 Abs. 3 SGB XI).
19Die Versicherungspflichtgrenze regelt – unabhängig von der Beitragsbemessungsgrenze – die Pflichtversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung. Besserverdienende, deren Jahresarbeitsentgelt im laufenden Kalenderjahr die Versicherungspflichtgrenze über¬steigt, können im Folgejahr in eine private Krankenversicherung wechseln (§ 6 Abs. 4 SGB V). Für Arbeitnehmer, die am 31.12.2002 privat krankenversichert waren, gilt für 2025 eine Versicherungspflichtgrenze in Höhe von 62.100 € jährlich bzw. 5.175 € monatlich (vgl. § 6 Abs. 7 SGB V).
20Für seit 2013 begründete Beschäftigungsverhältnisse besteht grundsätzlich eine Rentenversicherungspflicht (für geringfügig Beschäftigte gilt eine Mindestbemessungsgrundlage von monatlich 175 €; § 163 Abs. 8 SGB VI). Arbeitnehmer können sich allerdings hiervon befreien lassen; dann fällt nur der pauschale Arbeitgeberbeitrag an (vgl. § 6 Abs. 1b SGB VI).
21Für seit 2013 begründete Beschäftigungsverhältnisse besteht grundsätzlich eine Rentenversicherungspflicht (für geringfügig Beschäftigte gilt eine Mindestbemessungsgrundlage von monatlich 175 €; § 163 Abs. 8 SGB VI). Arbeitnehmer können sich allerdings hiervon befreien lassen; dann fällt nur der pauschale Arbeitgeberbeitrag an (vgl. § 6 Abs. 1b SGB VI).
22Siehe § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV sowie Informationsbrief September 2022 Nr. 4. Durch die seit 01.10.2022 bestehende Koppelung der Geringfügigkeitsgrenze an den Mindestlohn (ab 01.01.2025 12,82 €) ergibt sich eine dynamische Erhöhung.
23Siehe § 249b SGB V; der Beitrag entfällt, wenn ein geringfügig Beschäftigter privat krankenversichert ist.
24Siehe § 172 Abs. 3 und 3a SGB VI.
25Im Gesetz ist ein Umlagesatz von 0,15 % festgelegt; eine Absenkung des Satzes (auf 0,06 % wie für 2024) ist noch nicht veröffentlicht worden.
26Siehe Künstlersozialabgabe-Verordnung 2025 (BGBl 2024 I Nr. 274).
27Ausnahmen siehe Fußnote 18.
28Vgl. § 249 Abs. 1 und 3 SGB V.
29Vgl. die Bekanntmachung vom 06.11.2024 im Bundesanzeiger vom 07.11.2024.