Empfang von E-Rechnungen ab 01.01.2025

Grundsätzlich besteht ab dem 01.01.2025 die Pflicht, bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unterneh­mern (sog. B2B-Umsätze) die Abrechnung mittels elektronischer Rechnung (E-Rechnung) durchzuführen, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger zu erfüllen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).5 Die E-Rechnung muss ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Format aufweisen. Eine als PDF gescannte Papierrechnung reicht dafür nicht aus.

Die Finanzverwaltung hat nun ein Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht.6 Aufgrund einer Übergangsregelung ist es für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin zulässig, Rech­nungen in Papierform oder wie bisher in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z. B. als PDF-Datei) auszustellen und zu übermitteln.

Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr von bis zu 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Bereits ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer aber E-Rechnungen empfangen können. Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs reicht dafür aus.

Für die Erstellung von E-Rechnungen bestehen zwei Möglichkeiten:

• Diese können in einem maschinenlesbaren XML-Format erstellt werden. Der Inhalt von in einem rein strukturierten XML-Format erzeugten E-Rechnungen kann mit Hilfe von geeigneter Software lesbar ge­macht werden.
• Ebenfalls zulässig ist die Übersendung in einem sog. hybriden Format (z. B. ZUGFeRD). E-Rechnungen in einem hybriden Format enthalten neben den XML-Daten auch einen menschenlesbaren Dateiteil (z. B. ein PDF-Dokument), wodurch die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger erleichtert wird.

Auf welches elektronische Rechnungsformat und welchen Übertragungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Dabei können während der Übergangszeit weiterhin auch Papier­rechnungen und sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden.

1_{Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen bis zum Fälligkeitstag abgegeben werden, da sonst Verspätungs-zuschläge entstehen können.}
2_{Für den abgelaufenen Monat.}
3_{Für den abgelaufenen Monat; bei Dauerfristverlängerung für den vorletzten Monat.}
4_{In der Regel findet die Inventur „am“ 31. Dezember statt. Für Unternehmen, die ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr haben, gelten die Ausführungen sinngemäß für den jeweiligen Bilanzstichtag.}
5_{In der Fassung von Art. 23 Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108).}
6_{Siehe BMF-Schreiben vom 15.10.2024 – III C 2 – S 7287-a/23/10001 (BStBl 2024 I S. 1320).}
7_{Siehe § 35a Abs. 3 Satz 1 und Satz 2 EStG.}
8_{Siehe § 35a Abs. 5 Satz 3 EStG.}
9_{Siehe § 11 Abs. 2 EStG; BMF-Schreiben vom 09.11.2016 – IV C 8 – S 2296-b/07/10003 (BStBl 2016 I S. 1213), Rz. 44.}
10_{FG Düsseldorf vom 18.07.2024 14 K 1966/23 E (EFG 2024 S. 1760); Az. des BFH: VIII R 6/24.}
11_{BFH-Urteile vom 26.01.1988 IX R 119/83 (BStBl 1988 II S. 577), vom 21.10.2005 IX B 144/05 (BFH/NV 2006 S. 291), vom 09.12.2008 IX B 124/08 (BFH/NV 2009 S. 571) und vom 08.10.2012 IX B 131/12 (BFH/NV 2013 S. 32).}
12_{Siehe Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz vom 16.10.2020 (BGBl 2020 I S. 2187).}
13_{OFD Frankfurt vom 09.11.2022 – S 2211 A – 12 – St 214.}
14_{Az. des BFH: IX R 19/24; FG Nürnberg vom 12.03.2024 1 K 866/23.}
15_{Vgl. § 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG.}
16_{Siehe Abschn. 4.12.1 Abs. 5 UStAE.}
17_{Niedersächsisches FG vom 25.02.2021 11 K 201/19 (EFG 2021 S. 883); siehe auch Informationsbrief Mai 2024 Nr. 2.}
18_{BFH-Urteil vom 17.07.2024 XI R 8/21.}
19_{Siehe § 12 Abs. 3 UStG.}
20_{BFH-Urteile vom 05.03.2008 I R 12/07 (BStBl 2015 II S. 409) und vom 23.10.2013 I R 60/12 (BStBl 2015 II S. 413).}
21_{BFH-Urteile vom 05.03.2008 I R 12/07 (BStBl 2015 II S. 409) und vom 23.10.2013 I R 60/12 (BStBl 2015 II S. 413).}
22_{BFH-Urteil vom 15.03.2023 I R 41/19 (BStBl 2024 II S. 654).}
23_{BMF-Schreiben vom 30.08.2024 – IV C 2 – S 2742/22/10003 (BStBl 2024 I S. 1191).}
24_{Siehe H 11 EStH.}
25_{Siehe § 224 Abs. 2 Nr. 3 AO sowie BFH-Urteil vom 08.03.2016 VIII B 58/15 (BFH/NV 2016 S. 1008).}
26_{Vgl. § 11 Abs. 1 Satz 2 sowie Abs. 2 Satz 2 EStG und H 11 „Allgemeines“ EStH.}
27_{BFH-Urteile vom 16.02.2022 X R 2/21 (BStBl 2022 II S. 448) und vom 21.06.2022 VIII R 25/20 (BStBl 2023 II S. 154).}
28_{Siehe LfSt Bayern vom 27.07.2021 – S 2226.2.1 – 5/23 St 32.}